کتاب اصول سرپرستی دانشگاه جامع علمی کاربردی ناصر ابرقویی ۱۴۰۴

قسمتی از جزوه اصول سرپرستی ناصر ابرقویی :

اصول سرپرستی

ارتباطات

ارتباطات به معنی انتقال پیام ها، گزارش ها، دستورات و … است. در واقع به این معناست که سرپرست کارکنان خود را در جریان پیشرفت امور سازمان می گذارد. گزارش دهنده باید از جریان پیشرفت امور آگاه باشد.

نظارت و کنترل
مدیران و رهبران باید بر کارها و عملکرد زیر دستان خود نظارت داشته باشند. خداوند، خطاب به پیامبر اکرم صلی الله علیه و آله و امت اسلام می فرماید: 

و کذلک جعلناکم أمه وسطا لتکونوا شهداء على الناس …(بقره، ۱۴۳)

و بدین سان شما را امتی میانه رو قرار دادیم تا ناظر بر اعمال مردم باشید.

تعریفی که در مورد کنترل و نظارت کرده اند عبارت است از : «ارزیابی تصمیم گیری ها و برنامه ها از زمان اجرای آنها و اقدامات لازم برای جلوگیری از انحراف عملیات نسبت به هدف های برنامه و تصحیح انحرافات احتمالی به وجود آمده». و همان طور که در این تعریف ملاحظه می شود، ارزشیابی جزئی از نظارت و کنترل محسوب می شود.

وظایف خاص سرپرستان

همان طور که مطرح شد، وظایف خاص سرپرست با توجه به نوع کار او در سازمانهای گوناگون متفاوت است. در ادامه برخی از وظایف خاص سرپرستان که در کار همه آنها مشترک است به شرح ذیل اشاره می شود:

۱- سرپرست در محدوده اختیارات و مسئولیت هایش عمل می کند نه فراتر از آن. 

۲- سرپرست لازم است هدف های سازمان را بشناسد و نقش خود را در دستیابی به هدفها بیابد.

۳- تدوین برنامه اجرایی برای رسیدن به اهداف سازمان، که بهتر است با همکاری کارکنان تهیه شود. درک درست برنامه به اجرای بهتر آن کمک می کند.

۴- برقراری ارتباط و هماهنگی میان واحد خود و سایر واحدها.

۵- سرپرست باید توانایی بهبود روش های تغییر و تغییر پذیری در واحد خود را داشته باشد.

۶- تأمین و تدارک ابزار کار و آماده سازی محیط کار برای کارکنان

۷- ارزیابی عملکرد کارکنان (معیارهای ارزیابی باید برای سرپرست و کارکنان روشن و قابل قبول باشد).

۸- محدوده عملکرد افراد باید روشن و مشخص باشد.

۹- زمان بندی کارها و تعیین اهداف جزئی برای هر فرد

۱۰- تهیه برنامه آموزشی بر اساس نیازهای افراد و اجرای آن.

۱۱- نظارت و مراقبت مستمر و غیر مستقیم (نظارت بهتر است به گونه ای باشد که روحیه خود بازرسی و خود کنترلی را در افراد تقویت کند).

۱۲- سرپرست باید معیارهای مناسبی برای تشویق، پاداش، جایزه، جریمه، و تنبیه داشته باشد.

۱۳- واگذاری بخشی از اختیارات به افرادی که آمادگی و شایستگی پذیرش آن را دارند.

۱۴- برقراری ارتباط مناسب با کارکنان.

۱۵- سرپرست باید الگوی رفتاری مطلوب برای کارکنان ارائه دهد.

۱۶- تعیین شغل و به کارگیری مناسب افراد یکی دیگر از مهم ترین وظایف سرپرست است.

اهم اختیارات سرپرست در محیط کار

۱- دستور دادن: از طریق تهیه دستور کار و ارائه آن به افراد تحت سرپرستی خود

۲- تشویق و تنبیه کارکنان از طریق ارزیابی صحیح عملکرد کارکنان بر اساس وظایف محوله.

– نقشهای سرپرستی
۱- سرپرست در نقش فرد رابط: سرپرست در این جایگاه همچون حلقه اتصال بین مدیریت و کارگران عمل می کند.

۲- سرپرست در نقش نماینده مدیران: این نقش در موقعیتی است که سرپرست به عنوان نماینده مدیریت عالی با مبانی کارفرما، روبه روی کارگران با مافوق آنها قرار می گیرد.

۳- سرپرست در نقش نماینده کارگران: سرپرست به عنوان سخنگو و نماینده کارگران خواسته های آنها را با مقامات بالای سازمان مطرح می کند.

۴- سرپرست در نقش حاشیه نشین: در این موقعیت سرپرست نقش کارگری را دارد که فقط اسم سرپرست را یدک می کشد.

۵- سرپرست در نقش متخصص: مانند دیگر سرپرستان مورد اقبال و اکرام قرار می گیرد و از نظرات او در تنظیم روابط انسانی و خط تولید استفاده می شود.

 ویژگی های سرپرستی افراد در واحدهای صنفی

یک فرد در مقام سرپرست باید این ویژگی ها را داشته باشد:

۱- توانمندی در تخصص: سرپرست باید دانش کار را داشته باشد.

۲-جسارت در عمل: توان استفاده از آموخته ها در بهبود کارها را داشته باشد.

۳- توانمندی در تجربه آموزی: کسب تجارب از دیگران و درک تجارب را داشته باشد.

۴- توانمندی در مهارتهای ارتباطی: روابط عمومی لازم و کافی در برقراری ارتباط با افراد و بخش های مرتبط با حوزه مسئولیت خود را داشته باشد.

۵- توانمندی در تفکر: هنر درک روابط بین پدیده ها را داشته باشد. 

۶- روحیه کار، تلاش، وجدان کاری، و کمک به افراد در انجام کارها را داشته باشد.

۷- برای تقویت فرهنگ مشارکت روحیه تفویض کارها و تصمیم ها به کارکنان را داشته باشد.

۸- از طریق درگیر کردن افراد، از تجربیات، ایده ها، و پیشنهادات آنان استفاده کند. 

۹- از طریق ایجاد تعهد بیشتر در کارکنان، آنها را درباره تحقق اهداف حساس تر کند.

۱۰- در خصوص راه های ایجاد تفکر مشترک سؤال کند و با پیش فرض ها مقابله کند.

۱۱- خطر پذیری و تجربه گرایی را در بین کارکنان ترویج، تشویق و تفویض اختیار کند.

۱۲- باید با تبیین ارزش ها، امیدها و آرزوها، دیدگاه مشترک در سازمان تداعی و ایجاد کند.

۱۳- باید قادر باشد مهارت ها و توانمندی های خود را برای اهداف سازمان به کار گیرد.

۱۴- باید روحیه پذیرش دستور مافوق را داشته باشد. به عبارتی دیگر سیستم پذیر باشد.